Informacje dla księgowych

 

- zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe / Dz. U. Nr 148.poz 973/-& 8 ust.2 ww. rozporządzenia, pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza,

- gdy pracodawca pokrywa koszt zakupów okularów czy też szkieł korekcyjnych / zalecanych przez lekarza / na zasadach i warunkach określonych w przepisach prawa pracy, otrzymane przez pracownika świadczenia będą korzystały ze zwolnienia od podatku dochodowego / art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PDOF/

 

- refundowany przez pracodawcę zakup okularów/szkieł/korygujących wzrok jest zwolniony ze składek ZUS na podstawie & 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe / Dz. U. Nr 161, poz 1106 ze zm. /

 

- zwrot kosztów zakupu okularów dla pracownika stanowi dla jednostki koszt uzyskania przychodu / dotyczy PDOF i PDOP

 

- wydatki poniesione na zakup okularów nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą / jest wydatek o charakterze osobistym, który nie pozostaje w związku z przychodami osiąganymi z działalności gospodarczej./

 

-odliczenie VAT od zakupu okularów; / zgodnie z zasadą określoną w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT / - faktura dokumentująca zakup okularów dla pracownika wystawiona jest na firmę , nie ma przeszkód, aby firma odliczyła VAT z takiej faktury w określonym terminie.

 

Na kogo FV

 

         Przepisy prawa podatkowego nie określają czy faktura ma być wystawiona na pracodawcę - zakład pracy - czy imiennie na danego pracownika.

         Jeżeli pracodawca będzie chciał odliczyć podatek VAT wynikający z FV to faktura powinna być wystawiona na niego. W sytuacji, gdy faktura za nabycie okularów będzie wystawiona na zakład, kosztem uzyskania przychodów będzie kwota netto wynikająca z faktury(podatek od towarów i usług co do zasady nie stanowi kosztu uzyskania przychodów). Jeśli jednak faktura będzie wystawiona na pracownika, to kosztem uzyskania przychodu będzie cała kwota zwrócona pracownikowi (tj. kwota brutto wynikająca z faktury) Zakład w tej sytuacji nie może odliczyć należnego podatku od towarów i usług wynikającego z tej faktury.

 

FV wystawiona na zakład - VAT odliczamy

FV wystawiona imiennie na pracownika – VAT nie odliczamy

 

 

Okulary  korekcyjne w ewidencji księgowej

 

W ewidencji księgowej wydatki poniesione przez pracodawcę na zapewnienie pracownikom okularów (szkieł) korygujących wzrok zalicza się do kosztów działalności operacyjnej jednostki, zapisem:

 

     - Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub konto zespołu 5

(w analityce : Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) ,

     - Ma konto 23-4 „Rozrachunki z pracownikami” lub konto 30 „Rozliczenie zakupu” .

 

           Pracodawca, który określa limit , do wysokości którego zwraca pracownikom poniesione koszty zakupu okularów korygujących , w ewidencji księgowej ujmuje wydatek poniesiony na zakup okularów w tej części , która jest przez niego refundowana (w przedsiębiorstwach państwowych zazwyczaj ujęta w regulaminie , co do wysokości zwrotu, w firmach prywatnych brak górnej kwoty refundacji – kwotę określa sam właściciel).

 

 

 

 

Poniżej od strony praktycznej - jak prowadzić ewidencję i rozliczać:

 

Aby skorzystać z prawa do odliczenia VAT, faktura za zakup okularów korekcyjnych musi być wystawiona na firmę / a nie na pracownika/.

 

Ewidencja w sytuacji gdy pracodawca pokrywa w całości koszt zakupu okularów  /zgodnie z regulaminem pracy /  i faktura jest wystawiona na pracodawcę:

Przykład ;

1  Faktura dotycząca zakupu okularów została wystawiona na pracodawcę i zawierała następujące dane;

a/  wartość netto : 300 zł,

b/  VAT naliczony : 24 zł,

c/ wartość brutto : 324 zł

2. Płatność za fakturę dokonał pracownik z własnych środków.

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

Księgi rachunkowe;      wartość	Wn	Ma
a/ wartość okularów w cenie netto 300zł	30
b/ VAT naliczony podlegający odliczeniu 24 zł	22-1
c/ wartośc brutto stanowiące zobowiązanie 324zł		23-4
d/ zarachowanie wartości okularów korekcyjnych w cenie nabycia w ciężar kosztów 300zł	40-5	30
2. WB-uregulowanie zobowiązania wobec pracownika 324zł	23-4	13-0

Podatkowa księga przychodów i rozchodów / KPIR /

300zł - Pozostałe koszty /poz.13 /  jest kosztem uzyskania przychodu /

24zł - VAT do odliczenia   /8% /

324zł - uregulowanie zobowiązania wobec pracownika.

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

 

Ewidencja w sytuacji, gdy pracodawca pokrywa koszt zakupu okularów do określonego limitu :

- do kosztów pracodawca zalicza tylko kwotę do wysokości limitu, -również tylko w tej części wydatek daje podstawę do odliczenia VAT naliczonego,

Przykład:

1. Faktura na zakup okularów korekcyjnych została wystawiona na pracodawcę i zawierała następujące dane :

a/ wartość netto 500zł

b/ VAT naliczony 40 zł

c/  wartość brutto 540zł

2 .zgodnie z regulaminem pracy, pracodawca zapewnia pracownikom okulary i świadczenie to pokrywa w wysokości 300zł,

 

Księgi rachunkowe;          wartość	Wn	Ma
1. FV-zakup okularów/do wysokości limitu/ 277,78zł	30
b/ VAT podlegający odliczeniu/wczęści dotyczącej pracodawcy; 22,22zł	22-1
c/ łączna kwota zobowiązania 300,00zł		23-4
d/ zaliczenie wydatku w koszty działalności operacyjnej 277,78zł	40-5	30
2. WB zwrot pracownikowi do wysokości limitu 300,00zł	23-4	13-0

Podatkowa Księga przychodów i rozchodów /KPIR /

277,78 zł - Pozostały koszty / poz. 13 /jest kosztem uzyskania przychodu /

22,22 zł - VAT do odliczenia /8%/

300,00 zł - uregulowanie zobowiązania wobec pracownika

W tym przykładzie widzimy że pracodawca zwrócił pracownikowi tylko część wydatków poniesionych na zakup okularów korekcyjnych bez względu na jaką wartość opiewa faktura - taką też wartość zaliczy do kosztów /zgodną z regulaminem pracy/;

Sposób wyliczenia wartości netto i podatku VAT /kwota brutto 300,00zł / :

brutto-300,00zł /zgodnie z regulaminem pracy /

VAT- 22,22 zł / 300x8% / 108% = 22,22

Netto 273,78 zł //300-22,22 =273,78/

Lub ;

Kwota 300,00zł z 540,00 stanowi 55,55 %

VAT podlegający odliczeniu wyniesie 22,22zł / 40,00zł x 55,55% /

Koszty podatkowe zaliczy kwotę 277,78 zł

 

Faktura dokumentająca zakup okularów korygujących wzrok została wystawiona na pracownika

Przykład :

Faktura wystawiona na pracownika i zawierała następujące dane ;

- wartość netto 555,56 zł

- VAT naliczony 44.44 zł

Wartość brutto - 600,00zł

Zgodnie z przyjętą w spółce zasadą, z tytułu wydatków poniesionych na zakup okularów zwrócono pracownikowi 400.00 zł

Spółka nie odliczy podatku VAT ponieważ faktura jest wystawiona na pracownika.

Księgi rachunkowe,                 wartość	Wn	Ma
1. PK- zaliczenie do kosztów do wysokości przyjętego limitu/wydatku związanego z zapewnieniem pracownikowi okularów 400.00zł	40-5	23-4
2. KW- zwrot pracownikowi kosztów poniesionych w związku z zakupem okularów /do wysokości przyjętego limitu/ 400.00zł	23-4	10

……………………………………………………………………………………………………………………………………..

Podatkowa Księga przychodów i rozchodów /KPIR/

400,00 –Pozostałe koszty /poz. 13/jest kosztem uzyskania przychodów /

400,00 uregulowanie zobowiązań wobec pracownika

 

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Powyższe przepisy i ewidencje mają zastosowanie do zakupu okularów korekcyjnych ,szkieł korekcyjnych lub soczewek kontaktowych.